Administrace poptávek krok za krokem

1. Prostřednictvím e-mailu obdržíte upozornění na novou poptávku spolu s linkem, jehož prostřednictvím vás systém automaticky přihlásí a zobrazí vám detail poptávky v administraci vašeho profilu. Zde na ní můžete ihned reagovat.

2 . V okamžiku, kdy si detail poptávky zobrazíte, označí systém tuto poptávku jako vámi přečtenou.

3. Pokud nová poptávka po dvou pracovních dnech zůstává stále nepřečtená, systém Premium lékaře upozorní na tuto skutečnost v další emailové zprávě.

Basic lékaři takové upozornění však nedostávají a pacient, který je oslovil, obdrží nabídku obrátit se na jiné Premium pracoviště v jeho nejbližším okolí. Takto vytvořené poptávky jsou v administraci viditelně označené jako "alternativní".

4. Pokud Premium lékař nezareaguje na naše opakované upozornění o obdržené poptávce a systém ji registruje stále jako nepřečtenou, jeho potenciální pacient po uplynutí tří pracovních dnů rovněž dostane možnost obrátit se na další Premium lékaře v okolí. I tyto nově vytvořené poptávky jsou označené jako alternativní.

5. Lékař/klinika může nerelevantní poptávku odmítnout. Jedná se o případy, kdy pacient pošle stejnou zprávu opakovaně (duplicitní zprávy), zpráva je spam nebo se týká zákroku, který lékař neprovádí nebo aktuálně nemůže klientovi vyhovět.

Odmítnutí poptávky (z jakéhokoliv z uvedených důvodů) se pro účely response rate (míru rychlosti odpovědi) započítává jako vyřízení poptávky. V případě odmítnutí z důvodu nezájmu o poptávku dostane pacient možnost obrátit se na jiné Premium lékaře v okolí, nabízející stejný zákrok, o který má zájem.

6. Vaše odpověď se po odeslání pacientovi zapíše v administraci do vašeho archivu poptávek a pacient obdrží e-mailové upozornění s výzvou k jejímu přečtení. Jeho další reakce k vám dorazí stejnou cestou - opět dostanete email s upozorněním, kdy detaily jeho zprávy se vám zobrazí v administraci.

Celou komunikaci ke každé jednotlivé poptávce máte přehledně na jednom místě, pokud se potřebujete k nějakému detailu či informaci v ní vrátit.

7. Pro lékaře, kteří preferují vlastní systém vyřizování poptávek a chtějí vést další komunikaci s pacientem mimo náš portál, jsme připravili možnost přeposlání poptávky v plném znění na e-mail lékaře nebo kliniky. Odpověď na takto přeposlanou poptávku bude doručena přímo pacientovi.

Jednáme v zájmu vás a pacientů, chceme mít jistotu, že poptávky, které byly odeslány z našeho portálu, budou doručeny do správných rukou.

8. V případě, že poptávku vyřídíte telefonicky nebo jinou cestou mimo náš portál, máte vedle tlačítka "Odpovědět" také možnost kliknout na tlačítko "Kontakt mimo portál", kde se vám zobrazí okno pro zaznamenání informace o tom, jak jste na pacientův dotaz reagovali.

Údaj o takovém vyřízení dotazu se také započítává do vaší celkové míry odpovědi, tzv. response rate, nezapomínejte proto si takto vyřízené dotazy označit.

9. Pokud je vaše ordinace mimo provoz, např. z důvodu dovolené, stačí, když tuto skutečnost poznamenáte v boxu "Ordinační hodiny" -  >> https://www.lekari-online.cz/admin/opening-hours.

Systém v takovém případě automaticky upozorní pacienta, že v uvedeném termínu nejste k dispozici a na jeho dotaz odpovíte až po uplynutí tohoto období. I upozorňování na nepřečtenou poptávku se přizpůsobí této informaci, tedy nastavení konce doby, do kdy je ordinace uzavřena.

10. Poptávky mohou spravovat i vaši asistenti/tky bez obav, že požadované informace zdvojí. Každá vámi oprávněná osoba totiž bude mít přístup k celé komunikaci pod svým vlastním účtem asistenta. Tato možnost zvýší komfort vyřizování poptávek pacientů a vám zajistí lepší kontrolu práce asistentů.

11. Prostřednictvím tlačítka "Zpět na seznam poptávek", který se zobrazuje v detailu poptávky, se jednoduše prokliknete do archivu všech svých poptávek, kde dotazy čekající na přečtení jsou označené jako NOVÉ.

12. U každé poptávky vidíte její aktuální stav - odesláno pacientem, přečteno lékařem, zodpovězeno lékařem, proto jsme také zpřístupnili filtr pro vyhledávání poptávek nejen podle zákroku, ale i podle stavu. Můžete tak jednoduše najít poptávky ještě nepřečtené a ty, které jsou v průběhu vyřizování.

13. Jakmile komunikaci s potenciálním pacientem ukončíte, jeho poptávku můžete jednoduše uzavřít, aby se dále nezobrazovala ve filtru mezi poptávkami, jež jsou v průběhu vyřizovaní. Pokud  budete chtít pacienta znovu kontaktovat, stačí poptávku znovu otevřít. 

14. Poptávky od pacientů můžete beze změny vyřizovat i přes naši aplikaci, na tom se nic nemění. Pokud ji ještě nemáte, stáhněte si ji ve verzi pro android či iOS zde!

15. Nezapomínejte, že pacienti ocení, pokud na jejich dotaz odpovíte co nejdříve. Nenechávejte proto poptávky bez odezvy.

Zjistili jsme, že více než třetina poptávek se nikdy nedostane k lékařům, kterým byly odeslány. Změnami v administraci poptávek chceme tento problém eliminovat.

Nyní máte všechny poptávky pacientů přehledně na jednom místě, žádná se již nikde v poště neztratí. Vy nepřijdete o žádné potenciální klienty a pacienti o odpověď na svoji poptávku.